Een groot deel van de informatie binnen organisaties is op allerlei mogelijke manieren op papier of elektronisch vastgelegd, zonder dat duidelijk is waar de gegevens zich bevinden.
Vaak ontbreekt het aan een centrale opslag. Hierdoor is het boven water halen van de juiste informatie een zeer tijdrovende bezigheid. Ook bij de MKB-er met personeel in dienst, speelt dit een rol.
Digitaal dossier
Een digitaal dossier kan de zoektocht naar de juiste informatie aanzienlijk verkorten. Met de software UNIT4 Documentenarchief, is alle informatie binnen een organisatie aan te maken, vast te leggen, te beheren en terug te vinden op een centrale plek. Het programma bevat een eigen database waarin u de documenten opslaat. In de database kunt u verschillende document soorten opslaan, zoals Word, Excel, JPG, etc. De gebruiker bepaalt zelf de mappenstructuur in het archief zodat een persoonlijke indeling mogelijk is.
Informatie delen
Het documentenarchief kunt u vanuit verschillende invalshoeken benaderen. Dat kan vanuit de werknemer of bijvoorbeeld vanuit een type document. Ook het delen van informatie via internet/intranet en het toekennen van rechten wie tot welke informatie toegang heeft, is mogelijk met dit soort software.
Het UNIT4 Documentenarchief biedt al deze mogelijkheden. Behalve documenten uit UNIT4 Multivers Personeel & Salaris, kunt u documenten uit andere applicaties of gescande documenten in het digitale dossier opnemen. UNIT4 Documentenarchief kunt u gebruiken als u met UNIT4 Multivers Salaris werkt en/of met UNIT4 Multivers Personeel. Ook online gebruikers kunnen hiervan gebruikmaken. De hosting gaat echter via een andere hosting partij.
Alle voordelen op een rij:
- Kostenbesparing door snelle digitale toegang tot gegevens.
- Kostenbesparing op printwerk: het niet hoeven printen en kopiëren van documenten.
- Besparing van ruimte door digitale opslag en geen fysieke opslag.
- Betere beschikbaarheid van documenten door centrale opslag en geautoriseerde toegang.
- Medewerker kan zijn eigen dossier inzien.
- Dossier vanuit verschillende locaties benaderbaar.
